企业工资管理是一项繁重的工作。 您需要了解有关商业保险、员工工资、员工税前和税后扣除、税法和加班费的联邦、州和地方法规。
您还必须计算每个工资周期从员工的总工资中扣除的资金金额，并将其全部记录在他们的工资单上。 大多数企业选择高品质薪资软件管理所有这些法律和计算，但如果您愿意投入工作，则无需支付一分钱。
在这里，我们将解释基础知识，以了解典型的薪资流程如何运作。 然而，这些只是指导方针，您仍然应该研究当地税法，以确保满足所有要求。
谁应该在你的工资单上？
工资是指定期支付给每位员工的金额。
付款周期可能是每周、每两周或每月，付款可能以纸质支票或直接存款的形式进行。 必须始终扣除一定金额的税收和福利，以满足任何适用的联邦、州和地方法规，并且您需要保存自己的营业税申报记录。
您的员工可能是全职或兼职，并且可能按小时或按薪支付。 独立承包商不在您的工资单上，因为他们会处理自己的税款，而您不会预扣任何税款。 但是，您仍然会为他们付款，如果您使用工资软件，它也会跟踪这些付款。
工资术语表
以下是在研究薪资流程中需要完成的所有内容时需要了解的主要术语和定义。
如何自己做工资单
管理公司的工资单涉及大量的文书工作和税务表格。 以下九步流程概述了一般概念，但某些细节会根据您当地或州的法规而有所不同。
1. 向每位员工索取一份 W-4 表格
您需要每个员工都填写一份 W-4。 这是联邦政府的表格，为雇主提供预扣适量税款所需的信息，例如他们的报税身份或个人津贴。 IRS 提供可打印的在线空白 W-4 表格。
您可能还需要员工填写州税预扣表、I-9 表格，如果您使用直接存款付款，还需要填写直接存款授权表。
2. 获取雇主识别号码
每个企业都需要雇主识别号 (EIN)，以便轻松追踪您的税务账户。 如果您还没有，您需要向 IRS 注册您的业务。
3. 投保
联邦法规要求任何有雇员的企业必须购买三种类型的保险：工伤保险、失业保险和伤残保险。 一些州需要额外的保险。 这一切都将记录在您的工资税中，因此您在支付一分钱之前需要完全投保。
4. 在电子联邦纳税系统中注册
从技术上讲，此步骤是可选步骤，但如果您的企业已在电子联邦纳税系统（或 EFTPS）中注册，您将能够在线手动提交所有联邦工资税，而不是通过实体邮件，这需要更长并且更容易犯错。
5.计算工资总额
准备好所有表格和保险后，您就可以开始付款了。 您必须首先计算出每位员工在发薪期间的收入。 如果您按小时付费，则需要考虑工作时间、加班时间和带薪休息时间。 可能影响受薪工人的因素包括奖金或无薪休假。
6：计算并预扣税前扣除额
税前扣除包括医疗保健、残疾和牙科保险，以及许多其他福利，可能包括儿童保育、人寿保险、退休 401(k)，甚至停车许可证。
7. 计算和预扣税后扣除额
税后扣除可能包括退休罗斯 IRA 计划、某些类型的残疾保险、工会会费和慈善捐款。
8：缴纳工资税
一旦您获得每位员工的最终净付款，请邮寄支票或直接存款，并附上工资单，让他们知道他们的税收如何细分。
9：提交纳税表格和 W-2
如果您在每个付款期间都正确填写了工资单，则您应该拥有填写每月、每季度和每年纳税申报表所需的数据。 您的雇主联邦、州和地方纳税申报表可能会在每月或每季度到期，而 W-2 则每年提交一次。
要点
- 在开始之前，请先：W-4s、EIN 和商业保险
- 对于工资单，请计算：工资总额，减去税前和税后扣除额
- 完成后：保存月度、季度和年度税务申报数据
手动处理工资单的替代选项
工资发放过程将非常耗时，并且可能会出现错误，但您需要时刻关注：迟付员工工资将导致联邦审计，更不用说对员工士气的影响了。
薪资不一定是一个自己动手的过程。 如果您想节省时间并确保永远不会错过小数位，您有三种选择：您可以使用软件，您可以外包给第三方服务，或者您可以雇用某人来处理工资单。
选择薪资软件
薪资软件是一种廉价的薪资管理解决方案。 有了它，管理人员可以自动化所有税收和计算，确保更快、相对轻松的流程。 一些薪资软件解决方案将提供比其他软件更多的功能，其中顶级选项包括古斯托或者薪资波动包括考勤跟踪、人力资源职能、福利管理、数据迁移等。
基本成本约为每月 30-45 美元，另加每位员工每月 4-8 美元的费用，不过您可以阅读我们的指南薪资软件成本以获得准确的价格。 我们的研究人员整理了一份指南最好的薪资软件，如果您需要一个起点。
外包您的薪资
外包薪资服务是另一种选择。 这些成本比软件高，但有一个很大的好处：另一个人可以检查并仔细检查计算。 大型或中型企业可能会发现，知道由经过培训的人员负责工资单所带来的安慰足以超过成本的增加。
为您的企业雇用某人
大公司可能更愿意完全雇佣一名员工来支付公司工资，或者可能委派一名人力资源员工来完成这项任务。 您的公司规模越大，此选项就越有意义，因为随着跟踪员工工资的负担增加，内部管理变得更加有用。
自己做工资单的技巧
你做得越多，你的工资管理就会变得越来越好。 以下是您应该遵循的最佳实践，以加快成长过程：
- 按时报税— 保留一份纳税截止日期列表以供参考，或将它们全部设置在在线日历系统中，以便您在每个截止日期之前收到提醒。
- 检查你的记录— 每次完成当前期间的记录时，请尝试再次查看上一个付款期间的记录。 这将帮助您慢慢准备纳税，并且在进行年度申报时，您不会因一次仔细检查一整年而不知所措。
- 记下小细节— 商业文书工作的任何方面是否花费了比实际需要更长的时间？ 给自己写一张便条，以便下次提醒。 大部分工资税流程都是重复的，但到明年相同的申报截止日期时，您可能已经忘记了过去十年的旧 W-4 的价值都在您储藏室的绿色档案箱中。
- 选择合适的薪资软件— 最简单的技巧是获得一个可以为您记住详细信息的软件。 花一点时间浏览我们的研究摘要所有最好的薪资软件。
