项目协调技巧
现在您对项目管理有了一些了解，我们将讨论一些改进项目协调的技巧。
定义项目的目标和目标
说白了，你不能没有任何目的地进行协调或需要协调的事情 - 因此定义项目的目标是您应该做的第一件事。 至关重要的是，这些目标必须清晰、易于项目工作人员理解，并且切合实际且可实现。 如果您从一开始就设定了一个不可能实现的目标，那么协调您的项目将会很困难 - 您的团队很快就会感到不满和士气低落。
越来越多地考虑定义项目的具体目标一项团队活动，特别是如果您希望获得团队的支持 - 即使项目的总体目标是由一组人定义的外部利益相关者。
如果您的团队参与定义了其工作目标，那么逻辑是他们将向同一方向拉动从一开始 – 让您更加轻松地协调他们的工作流程和日常职责。
从一开始就设定期望
设定期望是项目规划的关键部分，它使项目协调变得更加容易。 让您的团队确切地知道您对这两方面的期望行为和工作量将要减少混乱进一步落实并确保可以传达基线标准。
协调项目时最难处理的事情之一是“那不是我的工作”的态度– 在开始任何项目工作之前，设定期望是一种将这种方法消灭在萌芽状态的简单方法。
如果您是项目协调员，您将关心团队流程的日常使用情况，并确保每个人在项目开始之前准确了解团队应如何运作，这将给您带来好处。你确保他们顺利运行的最佳机会。
创建详细的项目进度表
在没有时间表的情况下协调一个项目就像在没有地图的情况下寻找埋藏的宝藏一样——效率会非常低，会花费你很长的时间，而且如果你最终实现了你的目标，那也只能靠猜测，而不是靠猜测。智能前瞻性规划。
重要的是，不应该只是项目协调员拥有24/7 访问此时间表– 它应该与团队广泛共享，在某些情况下，甚至是利益相关者。 这样，每个人都会知道在哪里可以找到基于协调的变更更新以及需要了解的信息。
项目管理软件工具，例如弗赖克ClickUp 具有大量项目视图，您可以使用它来显示项目进度表，可以有效地发挥作用真理的单一来源所有项目都需要。
在 Wrike 中选择不同的项目视图。 图片来源：Tech.co
如果您目前正在处理一个每天早上都害怕打开的电子表格，那么您会很感激专用工具应用程序这些对项目调度和协调有很大帮助。
定期举行站立会议和签到
在设定期望并创造一个项目进度将为您提供组织基础你需要项目的成功，一旦项目开始，就让你的团队自行其是，并在截止日期前赶上他们，这会导致灾难。
如果您是项目经理或协调员，请提供定期机会对于团队成员接触底座与您一起将确保在问题、问题和障碍失控之前尽快提出，从而减少协调方面的麻烦。
如果团队成员觉得他们正在努力按时完成任务，而你发现还有几个小时的时间，因为你已经有一两周没有与他们联系了，你就必须协调他们的工作，并额外的支持瞬间为他们解决问题——而且甚至不能保证问题会得到解决。
定期签到将帮助您了解团队的情况工作负载,兴趣,优势， 和弱点– 这正是您进行日程安排所需的有用信息。站立会议另一方面，将促进问责制——在一天（或一周）中，每个人都必须提供有关他们正在做什么的信息，这是确保每个人都对自己的任务负责的好方法。
密切监控您的关键路径
您的项目的关键路径是关键任务的顺序这将决定你的项目的成败，并且它们通常必须按特定的顺序完成。 如果您是项目协调员，您应该始终牢记项目的关键路径，因为它将帮助您确定优先顺序 - 这本身就是项目协调的关键部分。
密切关注项目的关键路径不是说不属于它的任务和职责并不重要，但建议每个项目责任同等重要将使您无法应对项目开始后可能遇到的变化或挑战。
项目协调员预计将艰难的决定有关日程安排和工作负载的信息，以及对项目关键路径的全面了解将帮助您避免决策瘫痪。
调整您的报告格式
为了支持您的日程安排和整体项目协调，请尽快调整您的报告格式，最好是在项目开始之前。 如果您希望您的项目尽可能顺利地进行，您希望每个人都知道什么他们应该报告，WHO他们应该向以下人员报告，并且在哪里他们应该报告它——更具体地说，他们应该用来创建报告的软件工具或平台。
例如，如果每个人都在更新他们正在处理的任务星期一网 – 每个人都有一个特定的工作空间用于项目的特定部分 – 这将是很多让你更容易消化作为项目协调员，您无需处理大量文档、电子表格、演示文稿、电子邮件和 Microsoft Teams 消息。
经常清晰地沟通
当然，您可以像任何人一样协调项目，但如果您不向同事传达更改，这一切都将毫无意义。 上述许多技巧——例如设定期望和定期检查——都需要良好的沟通来支持。
但至关重要的是，这必须在整个项目中持续进行，如果您处于项目协调角色，您一天中的大部分时间都将花在与团队成员沟通变更和反馈上。 坚定、诚实、清晰和友善的沟通始终是关键——如果您无法向参与项目的其他人员传达新信息，那么协调就不可能实现。
如果沟通对您和您的团队很重要，请确保您使用的项目管理软件具有充足的沟通工具，例如团队合作，其中有一个项目留言板和一个聊天工具您可以将其添加到您的工作区。
用于项目协调的工具和软件
幸运的是，对于项目经理和协调员来说，有很多简单的 项目管理工具以及专为帮助团队改进项目协调而设计的在线应用程序。
monday.com 在我们最近的项目管理易用性测试中名列前茅，而且干净、简约界面使协调项目成为一种无压力的体验。 monday.com 上提供了广泛的任务管理工具价格实惠的计划，从任务依赖关系到里程碑和子任务，确保您不会错过项目中任何任务的任何详细信息。
monday.com 的看板。 GIF：Tech.co
点击按钮另一方面，如果沟通是您团队的首要任务，那么这是您的最佳选择。ClickUp 的聊天视图– 它允许您与您选择的任何团队成员进行对话 – 将确保协调是一种协作性的团队努力。 这也意味着您不必离开 ClickUp 应用程序，您的所有工作只是与您的团队澄清一些事情！
在测试过程中，Wrike 在提供资源管理工具方面给我们留下了深刻的印象，资源管理是协调任何项目的关键部分。 我们发现弗赖克 能够很好地支持团队领导管理复杂的项目，因为这些功能可以让您跟踪团队的工作量、评估个人的能力和努力，以及创建每周工作报告。
Wrike 还拥有各种有助于项目协调的预设项目模板，例如此通用业务运营模板：
Wrike 的业务运营模板。 图片来源：Tech.co
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