如何举办有效的虚拟会议

视频会议现在已成为办公室日常生活的一部分。 随着越来越多的员工在家工作，网络会议工具对于您的员工来说，它已变得与您的武器库中的任何商业软件一样重要。

随后，举办富有成效的虚拟会议的能力变得前所未有的有价值，因为让穿着睡衣的员工专注于任务并不是一件容易的事。 幸运的是，您可以利用一些提示和技巧来确保您的团队即使在舒适的家中也能充分完成任务。

在本指南中，我们将为您提供举办高效视频会议的分步指南，同时还为您提供一些视频会议工具，帮助您充分发挥团队的作用。 此外，如果您现在需要网络会议软件，查看我们的比较工具了解更多信息。

举办有效的虚拟会议的技巧

如果您想确保您的团队为有效的虚拟会议做好准备，我们有一些提示可以帮助您。

• 设定目标
• 准备议程
• 测试技术
• 吸引与会者
• 选择正确的工具

设定目标

与视频会议和面对面会议一样，漫无目的是生产力的敌人。 如果您不确切知道会议的目的是什么，请考虑是否需要召开会议。 研究表明72% 的与会者认为设定明确的目标是召开成功会议的最佳方式。

如果您想确保您的团队在会议开始时与您达成共识，我们甚至建议您提前发送设定的目标。 这将使您的团队能够为会议做任何准备工作，或者至少让他们了解即将发生的事情。

准备议程

每个人都喜欢以闲聊来开始会议。 毕竟，文化不仅仅来自表情符号和工作社交；还来自于表情符号和工作社交。 这些会议有时可能是在家工作的人与同事互动和社交的唯一机会。

不过，如果您希望有机会实现会议前设定的目标，则需要提前准备议程。 如果没有这一点，闲聊和其他效率较低的讨论方式很可能会主导会议。 并考虑到51% 的与会者如果考虑到没有方向的讨论是会议效率的最大消耗，您将需要努力让每个人都步入正轨。

测试技术

可以说，视频会议中最大的时间浪费之一是技术故障。 无论音频不起作用，还是您的视频源卡在土豆过滤器上，当技术不起作用时，都很难召开富有成效的会议。 幸运的是，即使在会议开始前五分钟就参加会议，也可以让您在每个人都到达会议之前测试技术。

至于你可能会面临什么样的问题，研究表明，与会者主要关心的是跨设备体验不一致（49%）、音频质量差（45%）以及加入会议困难（42%）。

吸引与会者

一旦会议开始，您就投入其中，不要将其视为简单的演示。 如果您只是向与会者显示信息，那么就很容易脱离并开始浏览 Twitter。

如果您确实希望从会议中获得最大的生产力，您需要真正让您的团队参与其中。 提出问题，开始对话，并尽最大努力让您的团队尽可能参与。 哎呀，在 Tech.co，我们玩了一轮 Scattergories 来拉开每周会议的序幕，这让每个人都开始忙碌起来。

选择正确的工具

正如您的团队在大流行期间可能了解到的那样，有很多视频会议选项。 有些具有直观的界面，易于使用，而另一些则提供许多高级功能来吸引您的团队。 肯定有一些网络会议提供商比其他产品更好，但关键是找到适合您特定业务需求的产品。

为您的企业选择视频会议工具时需要考虑的一些事项包括价格、功能、易用性、可定制性、安全性以及帮助和支持选项。 继续滚动以了解有关适合您企业的一些网络会议软件选项的更多信息。

为什么虚拟会议很重要

统计数据表明12% 的美国员工完全在家工作另外 28% 的员工采用某种混合日程安排，因此可以肯定地说，在可预见的未来，视频会议将成为公司文化的重要组成部分。 毕竟，远程和混合工作仍然是一种吸引顶尖人才的主要因素，这意味着如果您想竞争，您将希望提供在家工作的机会。

随后，如果您想保持公司文化的活力和良好状态，同时仍然促进远程工作环境中的协作，那么良好的视频会议平台将是关键。 另外，与79% 的员工考虑到视频会议等同于实体会议，因此在您的企业中使用这种技术是理所当然的。

简而言之，视频会议很重要，因为它们让您的团队保持沟通和协作，同时让您为员工提供有价值的福利。

网络会议平台比较

现在您已经知道如何进行富有成效的视频会议及其重要性，是时候为您的业务选择合适的工具了。 下面，我们概述了一些我们的首选，并提供了有关它们如何帮助您与团队保持联系的更多信息。

以下是一些顶级的商业网络会议平台：

• 飞涨– 最易于使用
• 谷歌见面– 最适合 Google Workspace 用户
• 环中心– 最适合较长时间的会议

Zoom – 最适合初学者

在大流行期间，Zoom 的受欢迎程度迅速上升，对于那些在封锁期间试图与家人和朋友保持联系的日常用户来说。 然而，Zoom 自此将自己定位为重视视频会议易用性的企业的绝佳选择。

从不会吓到用户的简单界面到可以轻松开始会议的基本主持人功能，Zoom 优先考虑整个平台的易用性。 此外，付费计划还附带白板功能、团队聊天工具以及邮件和日历服务，可真正增强团队的沟通。

看看我们的变焦定价指南了解更多信息

Google Meet – 最适合 Google Workspace 用户

多年来，Google Meet 一直是一个久经考验的网络会议平台。 作为 Google 用户的内置视频会议工具，它与 Gmail、Google 日历和 Google Drive 等其他流行服务无缝集成，因此您可以真正享受捆绑到单一平台中的有效通信。

如果您更多地在 Outlook 和 Teams 公司工作，那么 Google Meet 将不适合您。 虽然存在可以同时利用两者的集成，但坚持使用 Microsoft 支持的解决方案（例如微软团队而不是尝试将 Google Meet 纳入其中。

看看我们的Google Meet 评论了解更多信息。

RingCentral – 最适合长时间会议

虽然 Zoom 和 Google Meet 是两种较为知名的视频会议工具，但我们的研究发现 RingCentral 实际上是最适合小型企业的工具。 它提供较长的会议长度和大量的可定制性，因此您可以按照自己想要的方式使用该平台。

最重要的是，RingCentral 提供与 Microsoft 365 和 Google Workspace 的强大集成，因此您仍然可以利用这些团队组织功能，同时为与会者和主持人等享受顶级视频会议体验。

查看我们的综述最好的视频会议工具了解更多信息

简而言之

视频会议比简单的音频会议更好，因为它更能吸引与会者。 这会提高生产力和改善公司文化，因为它实际上让在家工作的人们与同事互动，而不是让他们成为被动的倾听者。

Zoom 因其对于初学者的易用性而成为最受欢迎的视频会议平台之一。 这刺激了它在疫情期间的广泛流行，短短几周内就有数亿用户涌入该平台。

在视频会议礼仪方面，有一些需要遵循的技巧，包括不要打断演讲者、不说话时将自己静音、始终保持视频源以及正确地对摄像机进行取景。

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