任何使用资产的企业都应定期进行资产库存审计，以跟踪所有资产的数量、状况和位置等重要数据。 审核是一种经济有效的方法，可以了解您的运营情况，同时保持资产追踪成本低的。
资产库存审计旨在了解可推动业务决策以削减成本、提高生产力、确保安全等的信息。 换句话说，良好的审计本身会带来丰厚的回报。
在这里，我们将为您提供所有相关定义，解释任何资产库存审计所需的步骤，并让您了解充分利用自己的审计的最佳技巧。
在本指南中：
什么是资产库存？
资产清单是帮助您记录所有资产的文书工作。 它识别并分组资产类型，包括身体的资产（车辆、家具和设备）以及非物质的资产（契约、合同、知识产权和许可证）。
该清单列出了每个项目的关键详细信息，其中可能包括永不更改的信息，例如品牌和型号，或随着时间的推移而增加的条件，例如换油次数。
这些信息可以根据您的需要提供详细信息，并提供针对您的特定业务量身定制的数据。 例如，如果您有一个资产追踪该系统使用电池供电的跟踪装置来记录建筑设备的发动机运行时间，您可以跟踪设备是否在工作时间之外使用过。
保持良好的库存清单意味着您将始终拥有有用的数据，这些数据可以转化为明智的业务决策。 您会知道需要哪些资产被取代，是否有任何事情放错地方或被盗，以及当你应该买多点特定类型的资产，以便更好地优化整体生产力。
什么是资产库存审计？
审计是一项实践活动评估您企业的所有实物和非实物资产。 它验证您的操作是否仍然拥有这些资产，并更新或验证库存列表上的任何其他信息，例如资产的当前位置和状况。
资产库存审计的目的是保持准确的资产库存：每月或每季度的审计将确保您的库存清单是最新的。 如果没有定期审核，您的库存清单就无法被信任，并且所有这些数据都不再有用。
审核完成后，您应该使用新数据来搜索任何差异自上次审计以来，因为这些信息可以指导您下个季度或下个月的资产相关业务决策。 审核可确保您的企业保持合规性、减少停机时间并提高整体效率。
如何建立资产库存审计程序
那么，如何为您的企业资产创建自己的库存审计程序呢？ 完善审核可能需要数年时间，但您今天就可以开始。 以下是创建审核系统时要记住的基本要素。
获取资产跟踪软件
资产跟踪和管理工具将减少您花费在审核上的时间，因为它们会自动收集您需要的大量数据。 有些甚至可以让您只需单击一下即可生成报告 - 尽管我们始终建议花时间手动检查您的硬件以检查磨损情况。
不同的资产跟踪系统是为不同类型的资产设计的：条形码或RFID追踪器最适合办公用品等小型资产，而 GPS 跟踪器最适合车辆和机械等动力资产。
根据您的需求，跟踪系统可能不会花费您任何费用：我们整理了一份指南最好的免费资产跟踪软件。 使用资产跟踪电子表格是另一个诱人的免费选择——要么代替资产软件解决方案，要么作为资产软件解决方案的补充。
考虑对您的资产进行分组
按类型对资产进行分组将使审计更容易分段完成，并且可能有助于指导哪些个人或团队负责审计的哪一部分。 需要考虑的典型资产组包括：
- 车辆和重型设备
- 硬件（笔记本电脑、打印机、显示器）
- 软件（许可证、文书、许可证）
- 网络设备及其他配件（路由器、HDMI线、键盘和鼠标、充电器）
审计硬件可能需要更长的时间，因为它涉及物理查找资产，而软件应集中在虚拟位置。
规划您的审核时间表
弄清楚您计划完成审核的频率：每月、每季度或每年。 规模较大的运营可能会受益于更频繁的审计，因为资产滥用的影响会更大规模地发生。 您需要花时间审核团队的工作流程。
确定您的审计要点
审核完成后，您需要分析数据，寻找能够揭示您的业务资产使用方式的新内容的发现。 一些可以指导您的问题可能包括：
- 哪些资产被过度使用？ 太少了？
- 是否有资产丢失？ 损坏的？
- 任何相关的文书或软件是否已过时？ 不正确？ 不清楚？
- 是否有任何资产分配给错误的人或位于错误的位置？
此分析将确定哪些员工应对任何误用或任何意外维护良好的资产负责！
确定您的审计后行动
审计应该是可操作的。 完成后，您需要执行所有建议的操作，其中可能包括预防性维护或者修复性维修。 这说起来容易做起来难，因为这些行动可能不会出现在您团队（可能排得满满的）日程中。 您需要一位愿意催促召开后续会议并确保审核带来任何所需更改的经理。
库存审计最佳实践
一旦计划好，审核过程应该相当顺利。 但是，您的操作应保持足够的灵活性，以便在需要时重新评估和改进流程。
- 资产跟踪系统：使用条形码或二维码标记物品，可以轻松扫描和记录其位置。 这可以加快审核速度，同时提高数据可靠性。
- 日常团队训练：您可能有审核流程的计划。 专门针对审核的不定期培训课程将确保您的团队还知道那个计划。
- 记录审核过程：记录每次审核及其结果将确保审核过程的一致性和问责制。 时间表、利益相关者信息和常见问题解答可能会随着时间的推移而丢失，而没有文档来保存它们。
- 循环你的会计部门：进行定期审计的一大原因是确定资产的当前和未来价值。 会计师是根据审计中收集的数据计算折旧率的最佳人选。
即使您的审核似乎运行良好，这些最佳实践也值得考虑。 如果您的审核需要改进，那么尝试它们就更重要了。
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