随着您的公司规模和灵活性的增长，您的团队成员保持联系将变得越来越困难。 但没有必要回避成功和扩张，或将员工束缚在办公桌上。 您只需要知道如何召开电话会议即可。
随着大流行引发远程工作热潮，越来越多的人选择混合工作政策的公司，一个好的视频会议工具的价值可以在很大程度上帮助您的团队了解情况，同时建立灵活的公司文化。
尽管如此，并不是每个人都知道如何设置电话会议，因此一些信息会很有帮助。 我们编写本指南的目的是帮助您从头到尾了解如何设置电话会议。
设置电话会议
如果您需要召开电话会议，只需按照以下四个步骤操作，您就会立即加入联系更加紧密的团队！
使用电话会议软件创建帐户
与大多数商业工具一样，电话会议并不只是通过单击按钮即可轻松实现。 您需要找到电话会议服务并为您的企业设置一个帐户，这可能需要一些时间。 幸运的是，我们已经完成了研究并发现了最佳电话会议服务今天即可使用，因此您可以立即开始。
飞涨
Zoom 是一款非常易于使用的电话会议软件，在移动和桌面服务上具有令人惊叹的视频质量。 它配备了一系列有用的协作功能，包括专为大型团体交流而设计的专利 Zoom Rooms。
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音频质量不是很好，但易用性和丰富的功能足以弥补这一点。 虽然您可能会担心一些头条新闻的安全性，Zoom 现在具有端到端加密功能，这样您就可以高枕无忧了。
谷歌见面
Google Meet 已迅速从基本的视频通话应用程序转变为全面的应用程序视频会议平台自大流行开始以来。 该平台拥有强大的安全性、有用的集成以及各种有趣的功能，例如定制背景。
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Google Meet 是一个绝佳的选择，特别是对于已经使用 Gmail、Google 日历或任何其他 Google Workspace 应用的企业而言。
微软团队
如果您需要的不仅仅是视频会议工具，那么 Microsoft Teams 可以为您提供帮助。 除了免费并提供全面的视频会议工具之外，该平台还提供了许多项目和团队管理功能，可全面提高您的工作效率。
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此外，它还集成了一系列 Microsoft 和其他品牌功能，因此您可以真正在一个地方跟踪所有内容。 哦，是的，它有端到端加密，这始终是一个优点。
真人大小
Lifesize 是一种多功能的电话会议服务，拥有 1080p 视频和高清音频，因此您知道您将能够有效地进行沟通。 凭借跨操作系统和设备的互操作性，您可以随时随地使用它。
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Lifesize 还与 Cisco、Skype for Business、Avaya、Polycom、Radvision 和 Microsoft Lync 集成，因此一旦设置完毕，您将有很多选择。
网讯
Webex 是由商业通信技术领域的领导者 Cisco 提供支持的电话会议系统。 他们的平台价格实惠、易于设置，并提供广泛的通信功能，无论您的团队身在何处，都可以将他们联系起来。
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评论显示，该服务确实偶尔会遇到带宽问题，但凭借思科的资源，您应该不会有什么问题。
免费替代品
如果您的公司对电话会议软件没有迫切需求，那么有许多免费的替代品可以满足您的需要。 从 Google Hangouts 到 Skype，当您需要偶尔与团队中的某人进行交流时，这些流行的服务非常有用。 请记住，它们免费是有原因的：视频和音频质量较低，这可能会影响工作效率、功能较少以及可以加入的用户数量受到限制。
电话会议硬件
如果您担心必须找到特定的手机来使用这些系统，请不要担心。 大多数电话会议软件都可以与各种硬件以及桌面计算机等软件电话配合使用，因此您可以只使用现有的硬件。
然而，一些公司确实构建了特定的视频端点设备来与其软件一起使用，甚至拥有电话会议电话专门设计用于与他们的系统良好配合。 例如，Polycom 拥有多种具有以会议为中心的功能的设备，这些功能可以阻挡背景噪音、提高音频质量，并通过巨大的彩色显示屏提供简单的设置。
如何召开电话会议
一旦您使用这些电话会议服务之一设置了帐户，您就可以开始您的第一次在线会议了。
- 第一的，选择日期和时间当您想要召开电话会议时。
任何时间都可以。 无需向电话会议软件公司申请空间 - 虚拟会议室空间将全天候 (24/7) 为您提供。 您可以根据需要以主持人身份设置通话，或以访客身份加入。
一些电话会议软件可以让您查看团队成员何时有空，帮助您选择合适的时间来邀请您的客人，然后直接从软件发出邀请。
- 到时候，您的客人如何加入电话会议？
这取决于您要设置的是纯音频电话会议还是视频电话会议。 根据您选择的软件，设置过程会略有不同，但基本原理始终基本相同。
音频电话会议
- 如果您要设置纯音频电话会议，通常会要求客人拨入特定的本地号码在电话系统上。
当您设置帐户或选择通话日期和时间时，您将获得供客人拨打的号码。 然后，您可以在邀请中输入正确的电话号码。
- 有些服务还会要求客人提供一个 PIN码当他们连接到呼叫时，进入会议。 这是为了增加安全性。
同样，该软件将为您提供在发出邀请之前需要告诉您的客人的任何 PIN 码。 您可能拥有一组一致的 PIN 码，客人在通过您的帐户进行电话会议时始终需要使用这些 PIN 码。 将这些视为各种虚拟办公室客人可能想要进入那里参加虚拟会议的密码。 或者，您可能会获得一个用于特定电话会议的一次性 PIN 码。
- 由于没有视频组件，音频电话会议通常会坚持参与者记录他们的名字加入通话时，就像发出语音邮件一样。
这样主持人和其他人就知道谁参加了会议，即使他们只是在听。
视频电话会议
在大多数情况下，与纯音频电话相比，视频电话会议的设置要容易得多。
- 客人通常只需单击链接，他们会立即被带到虚拟会议室。
一旦您选择了电话会议的日期和时间，您的链接就会创建并可以共享。
- 如果您无法使用计算机，甚至附带的应用程序，大多数服务仍然允许您使用提供的号码拨打以及。
尽管除非您拥有高级的支持视频通话的手机，否则您显然不会拥有视频功能。
如果您正在寻找适合通话的最佳视频会议设备，请阅读我们的专属导游。
根据您拥有的电话会议软件以及使用该软件通话的对象，您甚至可以在平台本身内邀请来宾。 请观看 Lifesize 中的示例视频，该视频向您展示了如何做到这一点：
召开电话会议
您可能认为会议已经开始并且每个人都已到达，最困难的部分已经结束，但是召开电话会议与设置电话会议一样需要重点关注。
其一，您应该利用多种功能来发挥自己的优势。
- 这沉默的当您需要让每个人都专注于一位演讲者时，功能就很重要
- 这“举手”该功能允许与会嘉宾在不造成干扰的情况下插话
- 屏幕共享非常适合向与会者展示如何在培训课程中做某事
- 屏幕录制可以轻松地与无法参加的其他同事共享视频
而这样的例子不胜枚举。 主机将对这些功能拥有主导控制权，每个单独的软件都会提供如何使用它们的说明。 客人可能必须拨打特定的号码或代码才能“举手”或在纯音频通话中静音和取消静音。 或者，视频会议通话软件旁边可能有各种可用的按钮。
电话会议最佳实践
此外，您还可以遵循一些经过尝试和测试的最佳实践，以确保每个人都能从您的电话会议中获得最大收益。 请查看下面的内容，以便您可以尽可能高效地召开会议。
- 要准时：这几乎在任何情况下都是好建议，但在电话会议时尤其如此。 没有什么比坐着等待主持人出现更尴尬的了，因此请确保遵守日程安排并准时开始会议。
- 做好准备：始终确保提前准备好会议流程，以免偏离主题。 促进没有生产力的会议就是即兴发挥。
- 自我介绍：不知道自己在和谁交谈是会议偏离正轨的一个好方法，特别是当它只是一个音频会议时。 如果您是会议的主持人，请务必介绍其他人，以促进合作。
总的来说，在进行电话会议时，了解周围的环境（无论是在线还是面对面）非常重要。 无论是在忙碌的情况下让自己静音，还是在背景噪音太大时寻找一个安静的空间，为其他客人着想是电话会议顺利进行的关键。
结束电话会议
创建帐户、设置第一次会议以及召开电话会议确实有点复杂，但您成功了！ 如果您遵循上述建议，您的客人将在通话期间得到明确的指导、感兴趣并参与其中，并且现在比以前更聪明一些。
是时候结束你的电话会议了，这可能和开始电话会议一样复杂和彻底，对吧？ 错误的！ 要结束会议，您只需挂断电话并退出会议即可。 没有注销，没有退出程序，没有冷却时间，什么都没有！ 只需关闭计算机，您就可以开始高效的一天。
取决于你的软件。 大多数免费服务允许 10-25 名参与者参加电话会议，而付费服务通常允许 100-250 名参与者。 一些服务，例如网讯，具有企业计划选项，允许最多 1000 名参与者参加公司范围的会议或网络研讨会，但这需要额外付费。
无论您的会议嘉宾拨入太早还是太晚，都不会对整个会议造成任何问题。 提早拨通电话的客人通常只是在虚拟会议室中等待，有时还可以播放软件提供的音乐。 如果客人异常早到，某些软件会在一段时间没有活动后提示用户检查会议时间，或者给出下次会议的日期和时间，以防在客人不知情的情况下更改。
同样，迟到的会议客人也无需担心。 他们将被简单地加入到与其他人一起的会议中。 但如果您迟到了，人们会感觉到您的迟到，因为大多数服务会在有人进入会议时宣布姓名或提供通知。
对于任何服务，您很少需要付费才能拨入电话会议。 几乎总是会向您提供免费的 PIN 码或 URL，可将您直接带到相关会议。
唯一可能会要求您付费参加会议的情况是通过免费服务，而且只有主持人要求您分摊费用时才会出现这种情况。 但如果您举行规模较小的会议，则没有理由支付额外费用。
如果您的电话会议服务使用互联网连接来宾，则本地电话会议和国际电话会议之间应该没有区别。 然而，某些服务要求客人使用本地号码拨入，这可能会使国际会议变得复杂。 幸运的是，大多数服务将为国际用户提供替代的本地号码，以避免长途费用。
很好的问题。 虽然免费服务可以完成工作，但它们还有很多不足之处，特别是对于距离较远的大公司。 免费服务放弃了轮询和注释等附加功能，这使得有效沟通变得更加麻烦。
此外，付费服务提供更高质量的音频和视频，因此感觉就像您实际上在房间里一样，而不是通过乱码连接进行交谈。 您将能够与您的团队进行实际沟通，这不是重点吗？
电话会议通常是一项非常安全的业务。 即使是免费服务也提供彻底的会话加密，使用 PIN 码或唯一的 URL，这使得任何人都很难破解它们。 录音和屏幕共享等电话会议功能不会妨碍这些安全措施，因此请根据需要使用它们。
如果您以前参加过电话会议，那么这种情况无疑发生在您身上。 幸运的是，这个常见问题有一个简单的解决方案：调低音量！
当一位参与者的音量太大并且反馈到麦克风时，经常会出现不需要的回声或反馈。 如果调整音量没有帮助，请坚持要求所有与会者在不说话时将麦克风静音。 虽然有点麻烦，但聆听那可怕的回声也很麻烦。
根据服务的不同，您应该可以免费试用电话会议系统至少几周。 免费试用期从 14 天到一整月不等，您将能够在花大钱之前了解哪种服务最适合您。
