2024 年如何创建和发送发票

疫情过后，企业又开始赚钱了。 但在过去的一年里，一些企业在日常运营中已经适应了更多的数字化方法。

这种数字化适应的一个例子是支付流程。 当企业提供更复杂的服务而不是单一产品时，可能有必要将各种成本记录到一张发票中。

如果您希望在您的业务流程中实施此流程，那么您就不用再犹豫了。 在这里，我们将介绍您创建和管理自己的发票所需执行的必要步骤。

• 什么是发票？
• 逐步创建发票
• 如何发送发票
• 撰写发票时的提示
• 发票软件如何提供帮助
• 用于创建和发送发票的最佳软件
• 经常问的问题

什么是发票？

更具体地说，发票的严格定义是企业向其客户发送的费用记录清单。 这些通常是为较大的购买或服务保留的——您不会收到您购买的花瓶或书籍的发票，但您会期望电工或水管工提供发票。

如果您的企业每笔交易都有各种支出，例如工时和各种必要的资源（例如木材或零件），您可能希望通过发票向您的客户（甚至其他企业）开具账单。 这使得接收者可以看到交易的每个移动部分，而不是盲目地支付大笔资金。

逐步创建发票

以下是您需要遵循的具体步骤，以便为您的企业制作一流的发票。

1. 创建或下载发票模板

发票不会是世界上视觉上最令人眼花缭乱的文档，但您可以使用预制模板来使您的发票更加生动。 获得多种发票模板选择的最佳方法是使用发票软件平台。 其中许多都预装了各种模板，您可以使用这些模板为您的企业个性添加自己的风格。 一个很好的例子是佐霍其中提供了 16 个模板。

2. 为您的发票打上品牌烙印

您需要将徽标、颜色和整体品牌添加到发票中。 这并不是绝对必要的，但会让您的企业看起来更加正式，并确保您的客户向正确的人付款。 毕竟，对于客户来说，收到带有正确品牌的虚拟发票比只是告诉他们将钱汇给收款人的文件更让人放心。 某些发票软件需要更高级别的计划才能允许您添加徽标和品牌，但其他软件则将其包含在所有计划中。

3. 列出您要收费的商品或服务

统计在产品或服务上花费的所有资源和时间。 例如，如果您要为您的企业建造的围栏创建发票，您需要计算所有木材和钉子的成本，同时还要添加该项目的每小时费率和工时。 这些都应该单独列出，以便您和您的客户都了解项目的成本。

4. 计算总计

一个简单但关键的步骤，将项目中使用的所有供应品和工时的成本相加（以及扣除任何折扣或扣除，可以通过某些发票软件自动执行），以获得最终总计是客户欠的。 您还需要确保税费根据您的状态正确计算。

5. 添加正确的日期

确保所有内容的日期都正确。 这有助于归档（对于您和您的客户），并且还可以作为您何时需要跟进付款提醒的提醒，特别是如果您一次有几张未清发票。

6.提及条款和条件

这会取决于你所在的州、业务类型以及您自己的法律愿望，您需要在发票上写下与付款处理或未付付款罚款等相关的法律规范。

这样，您的发票就完成了！ 请务必对其进行检查，以免向客户收取过低或过高的费用，因为一旦付款，修复起来就会困难得多。

总而言之，制作和发送发票对于经营业务来说是比较容易的。 虽然它们看起来很复杂，但只要您掌握了企业的支出和商业模式，将其记录在纸上并计算客户欠您的金额并不难。

然而，这可能需要时间，并且发票软件的使用可以提供巨大的帮助，因此如果您想创建自己的发票，那么值得您花时间研究发票软件提供的功能。

我们推荐 Zoho Invoice，因为它加载了大量模板（确切地说是 16 个），并且有非常慷慨的免费套餐。 然而，会计软件，例如新鲜书和浪潮，可以自动化它来为您完成艰苦的工作。

与其仅仅发送没有上下文的发票，不如发送一条类似于“您好，我是来自 Dave's Plumbing 的 Dave”的消息。 这是您 2024 年 1 月 12 日水槽维修的发票，编号为#XYZ123。请尽早付款。 谢谢。”

虽然大多数人会在上午 10 点或下午 1 点左右查看电子邮件，但发送发票电子邮件并没有真正的最佳时间，因为您并不是想吸引潜在客户的注意力，而只是想完成一笔交易已经在进行中。

大多数发票软件即使已付款也会保存您的发票。 由于它们是基本文档，因此不会占用太多空间，因此无需花费太多精力即可保留整个发票历史记录。

如果客户没有在合理的时间内支付发票，您可以随时向他们发送几封提醒电子邮件。 如果没有回复，您可能使用了错误的电子邮件地址，因此可能值得亲自联系他们。 如果这不起作用，执法部门可能会介入，因为不支付所提供服务的费用是犯罪行为。

任何销售商品或服务的企业都应提供发票。 然而，一些行业的支出类型更复杂，因此需要更复杂的发票。 酒店尤其倾向于需要复杂的发票：我们对最好的酒店会计软件在这里。

开具发票并不难。 即使只是在谷歌上搜索模板的图像，您也可以大致了解创建信誉良好的模板所需遵循的格式。 然而，模板并不是投资发票软件的真正主要原因 - 如果您选择不投资发票软件，您将错过各种有用的功能，例如定期发票或发票分析。