IT 资产管理是核算所有业务资产的位置和状况的过程。 目标是优化资产使用，使所有资产的生命周期尽可能长，公司节省最多的资源。
IT 资产可能是实体笔记本电脑和办公椅，也可能是软件许可证等无形资产。 无论如何，您的企业都需要制定适当的计划，以确保在洗牌中不会丢失任何内容。 为了提高安全性、效率和长期成功，您需要 IT 资产管理流程。
哪些类型的 IT 资产管理适合您？什么是资产追踪它对您的运营有何帮助？ 如何开始这个过程？ 我们将回答所有这些问题以及更多问题。
在本指南中：
什么是 IT 资产管理？ (ITAM)
信息技术资产管理（有时缩写为“ITAM”）是指管理公司拥有的一切（从软件到硬件）的流程。
IT 资产管理是大多数企业的重要组成部分，任何中型或大型企业的团队中都应该有一名专门的 IT 资产经理。 这些经理应该努力增加资产生命周期既具有预防性又具有修复性维修，以及随时跟踪所有资产位置。
什么是 IT 资产？
IT资产可以分为两类：有形硬件（从订书机到重型车辆）和无形信息（软件、文书工作或知识产权）。 甚至企业用来运营的流程和系统也可以被视为无形资产，讽刺的是，这使得 IT 资产管理计划本身IT 资产。
最常见的有形 IT 硬件示例包括笔记本电脑、台式机、显示器、耳机、键盘、适配器、桌子、椅子、灯具、扬声器、扫描仪、打印机和视频会议系统。 常见无形 IT 资产的示例包括商业软件、订阅、契约、产品保修、许可证和知识产权。
对于典型的白领员工来说，这堆笔记本电脑代表了他们日常最有可能接触的便携式 IT 资产类型。图片来源：Adobe。
所有 IT 资产都应被跟踪的并定期经审计的。 某些资产可能会被频繁使用或移动。 例如，一台笔记本电脑可能会被一名员工签出一天或一周，然后由另一名员工归还并签出。 对于无形软件许可证来说也是如此。
并非所有资产都会被转移，但必须定期审核所有资产的状况。 灯具一旦安装就不太可能被移动，但如果灯泡烧坏，其状况很容易改变。 IT 资产跟踪和审计可以及早发现问题，从而进行维护以保持正常运营的顺利进行。
了解有关资产维护及其最佳策略的更多信息资产维护指南。
IT 资产管理流程
IT 资产管理不是一项单一任务。 这是一个持续的过程，您需要在整个业务旅程中不断进行微调。 把它当作一场马拉松，而不是短跑。
企业的具体 IT 资产管理计划会有所不同，具体取决于所使用的资产和运营规模。 然而，一些一般原则可以帮助指导您完成制定和发展自己的计划的过程。
记录您当前的设置
从推出的第一天起，每个企业就已经在“管理”其资产。 然而，如果没有计划，您可能会管理不善。 改进的第一步是记录所有当前资产的位置和状况。 尝试将您的资产放在一个电子表格列表中，以便您有一个可供参考的主要指南。 您还应该记录当前跟踪资产的方法，即使只是通过口碑。
确定您的资产组
按类型对资产进行分组。 笔记本电脑和充电器可能是一组，而知识产权和行为则是另一组。 您将以不同的方式对待这些资产：笔记本电脑可能会由员工一次性或持续使用，而您的财产许可证只需保存在安全的地方。 通过对它们进行分组，将来跟踪和评估它们将变得更加容易。
确定您的资产需求
您的员工可能需要在规定时间或出于特定目的使用某些资产。 弄清楚这些是什么，您将能够根据您的资产需求构建管理实践。 例如，这可能是季节性的：景观美化公司的割草机可能会在冬季移到仓库后面，但吹雪机应该更容易接近。
分配员工角色
一旦您知道哪些员工需要哪些资产，您就可以创建特定的角色来分配他们。也许营销公司的作家需要使用标准笔记本电脑，而设计团队则需要具有 Adobe Creative Suite 许可证的高端笔记本电脑。
保持合作开放态度
不要将所有资产管理问题交给单个经理或团队。 每个员工可能不需要使用每一项资产，但他们都应该了解管理流程的运作方式，以便他们知道自己在系统中的角色。 为了鼓励协作，请将您的文档提供给公司中的任何人。
IT 资产管理最佳实践
IT 资产管理只是更广泛的业务管理实践网络的一部分，它将帮助您充分利用您的资产。 以下是您应该融入流程的相关实践。
ITAM 的 4 种类型
您如何对您管理的资产进行分组？ 在当今依赖互联网的世界中，我们已经超越了硬件和软件的范畴。 以下是需要考虑的资产管理的四个一般类别。
软硬件资产管理
这种方法可以处理笔记本电脑等常见 IT 资产，并扩展到服务器、充电器和其他常用技术工具。 它甚至可能涵盖整个工作站。
它还包括应用程序，因为并非所有资产都是物理的并且软件资产管理是 IT 方程式的重要组成部分。
数字资产管理
数字资产可能包括许可证和使用管理元数据跟踪的任何其他拥有的数字信息，包括图像、视频和网页。 这些可以通过软件工具进行管理。
云资产管理
许多 IT 运营依赖云服务提供商（通常是 Amazon、Google 或 Microsoft）来托管其系统。 这些云服务必须使用专用程序进行管理，并且可能需要熟悉云软件的员工。
固定资产管理
必须定期检查不可移动资产的磨损情况，但可以对它们进行管理，而无需将其签入或签出给特定员工。 固定资产的示例包括桌子、椅子、打印机、灯具和空调设备。
为什么 IT 资产管理很重要？
IT 资产管理是企业的骨架：它提供了您所有日常运营赖以保持正常运转的结构。
如果没有正确的管理，资产就会丢失，您可能会发现自己购买了过多的一种类型的资产，而用完了另一种类型的资产。 每当您对资产管理不善时，您就会损失潜在的收入。
您还需要随时了解所有资产的状况。 旧 IT 资产保留时间过长会使您的运营面临数据泄露或其他网络安全问题。 据一位企业称，网络攻击行业每年给企业造成的损失总计超过 10 亿美元，个别企业每年损失超过 10 万美元2023年学习。
阅读我们的列表最近的重大数据泄露事件这里。
IT 资产管理的好处
如果 IT 资产管理的好处不是企业成功的关键，我们就不会如此强烈地推荐它。 以下是您应该从该过程中获得的最大好处。
稳定的工作流程
可靠、高效的工作对于企业的重要性怎么强调都不为过：任何意外的工作障碍都将不可避免地导致收入下降。 保持资产良好运转是确保企业以最高产能运营的关键。 因此，IT 资产管理计划对于几乎所有企业都至关重要。
节省成本
IT 资产管理还可以节省原本用于更换或维修资产的资金。 如果没有管理系统，资产可能会丢失、被盗或受到不当对待，所有这些都会过早地缩短其使用寿命。资产追踪成本钱，但它最终会为你节省更多的钱。
监管合规性
任何企业都必须遵守地方、州和联邦法规。 这有多种形式，从报税程序到房地产合规。 通过良好的 IT 资产管理计划，您将掌握的信息将帮助您保持数据合规性、人力资源合规性、健康和安全等。
提高安全性
提高资产的可见性自然会阻止盗窃或滥用。 对于从计算机到车辆的供电资产，您甚至可以跟踪非工作时间的使用情况。 这种可见性的提高也适用于网络安全问题，因为您将能够密切关注公司信息，否则这些信息可能会在网络钓鱼或勒索软件攻击中被盗。
集中运营
简单是关键。 通过将所有资产位置和状况绘制在一个位置，并由单个资产管理团队或经理负责，您将减少沟通不畅的可能性。
可扩展性
您的业务增长将需要不断增加的资产。 如果没有计划跟踪每一项，您可能会发现丢失的资产或意外订购过多或过少的问题不断增加。
看看我们的资产管理关键绩效指标指南了解更多信息
IT 资产管理软件
使用专用的 IT 资产管理软件将使您能够使用一系列有用的功能。 我们的首选是生鲜服务，尽管有很多有价值的竞争者。
这最佳资产追踪公司将提供这些功能，您在考虑是否需要时也应该寻找它们免费资产跟踪软件解决方案足够强大，可以满足您的业务需求。
- 资产结账流程：员工可以通过请求票请求所需的 IT 资产，从而实现始终记录所有资产的简化系统。
- 警报：该软件的自动警报将帮助管理人员掌握定期检查的情况。
- 访问控制：这些基于角色的权限将确保每个团队成员只能访问他们需要使用的资产和功能。 这可以避免混乱并提高数据安全性。
- 报告和分析：收集数据后，您需要对其进行分析，并且构建资产跟踪软件可以自动填充您可能需要的确切类型的报告。
- 数据可视化：可以使用软件轻松创建图表和图形，并填充与您的资产相关的专有信息，从而帮助洞察。
看看我们的用于 IT 审查的 SysAI了解更多信息
后续步骤：如何开始 IT 资产管理
每个行业和企业都有不同的 IT 资产管理需求。 要弄清楚您的资产，首先记录您当前的所有流程，按类型对所有资产进行分组，并确定每个员工的资产需求。
一旦制定了计划，就不要固步自封。 继续审核您的资产，并为任何可能发生故障的资产制定定期维护计划。 纠正性维护是好的，但是预防性维护更好。
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