在工作场所，委派涉及将执行特定任务或活动的责任从一个人转移到另一个人（通常是从经理到员工）。 它实际上是其中之一关键项目管理技能经理们需要的。幸运的是，在 2024 年，可靠的项目管理工具如星期一网 随时帮助经理构建员工的工作流程。
然而，尽管有效授权是其中之一几乎所有管理角色的关键方面虽然手头有充足的工具来协助，但许多管理者仍然难以掌握授权的艺术以及有助于促进授权的流程。
在本指南中，我们将介绍如何有效地委派任务、应该委派和不应该委派哪些任务，并讨论管理者在制定工作流管理决策时面临的一些常见难题。
什么是委派以及为什么它很重要？
委托的过程是委托他人完成某项任务代表你。 在工作场所，管理者会将任务委派给他们管理的员工。 决定将哪些员工分配给哪些任务是普通经理一周的核心组成部分。
授权很重要，因为在绝大多数情况下，一个人无法独自完成团队的工作或整个项目。有效的授权让管理者有更多的时间处理高优先级的职责，制定团队的策略，并规划员工的晋升路径。
有效授权还包括确保人们正在从事适合自己优势的任务，并且所有团队成员都有充分的指导以及他们可以使用的资源来完成分配给他们的任务。
经理什么时候应该委派权力？
一般来说，经理应该在以下情况下委派任务：
- 他们没有足够的时间来完成任务
- 它提供了提高特定员工技能的机会
- 员工更适合完成任务
- 更重要的事情出乎意料地出现了
- 两项同等重要的任务需要快速完成
- 他们希望表现出信任、领导力并促进合作
这不是详尽的列表，但您会发现大多数授权决定通常是由于上述原因之一而发生的。
经理什么时候应该避免授权？
请记住，经理不应该总是授权。 有一些任务是太复杂或太敏感分发给其他团队成员，并且可能不适合分配给初级角色的人员。
例如，如果您需要特定培训为了完成某项任务，或者是一项需要使用复杂软件工具的工作，不会最好将此任务委托给尚未有机会完成所需培训的员工。
对于经理来说，派遣团队中的初级成员向公司董事会汇报并回答有关以下方面的问题也是不明智的：团队策略，这是他们在创建时没有投入并且不负责实施的东西。
此外，管理者不应委派涉及以下内容的任务：敏感信息关于其他员工或涉及机密工作场所程序。 这将是不当例如，要求您管理的一名员工对您管理的另一位同事进行纪律处分。
接下来，我们将介绍您可以在工作场所使用的 10 个技巧，以确保您有效地进行授权。
1. 确定可以委派的任务
有效委派任务的第一步是决定可以切实委派哪些任务。 现实很重要，因为有些任务是无法委派的，而识别它们也同样重要。 您可能希望将计划委派的任务合并到一个项目中事前剖析会议例如，这样每个人都知道您希望他们做什么。
2.了解团队的优势
确保委派的任务与个人的优势相匹配，最终会取得更好的结果。
例如，选择最精通 IT 的团队成员将团队的所有任务导入到项目管理软件 工具。 为人们分配与其互补的任务技巧和兴趣可以激励和保证。
如果您将复杂的任务委托给没有太多相关经验的人，那么他们不太可能按照您期望的标准完成。
3. 传达完成特定任务的好处
在某些情况下，您可能需要委派一项因您非常忙碌而出现的任务。 然而，如果团队中的每个人都同样忙碌，那么证明你的行为合理性可能会很棘手。
如果是这种情况，而你有将其分配给团队成员，然后向您委派的人员清楚地解释完成该任务的好处。 这将确保轻微的阻力，也许更好的承诺到有问题的任务。
4.要求监督，但允许员工做出自己的判断
委派时，您必须建立流程，以保证对团队正在执行的任务进行监督。 澄清也很重要每个团队成员将负责什么就可交付成果而言，以及您何时检查以了解事情的进展情况。
但是，您必须为员工提供足够的空间来完成您分配给他们的任务，并确保他们感到自己有能力在没有您帮助的情况下解决问题。 将一项任务的责任委派给员工，然后在整个过程中牵着他们的手，这并不是委派。
5. 清楚地传达你的优先事项
传达您的优先事项非常重要，因为这将确保您的团队能够独立判断与您希望执行任务的方式紧密结合。
简而言之，沟通越多，就越不用担心纠正错误。 确保您在委派任务时进行有效沟通，可以让您更轻松地放手并信任您的团队成员来执行任务。
6. 提供指导并明确时间表
与之前的提示非常相似，从长远来看，提供尽可能多的指导和指导将节省您的时间，因为它会减少机会您委派工作的某人会偏离任务概要、犯错误，或者错过最后期限。
有效的指示还包括（在逐个任务的基础上）最后期限、期望、目的和目的，以便对任务有一个清晰的了解项目时间表以及如何衡量成功。
7. 与同事保持开放的对话
强烈建议您的员工知道，如果他们对委派的任务有任何疑问，他们可以随时与您联系。 您的团队不应该对要求更多信息或资源来执行您为他们设定的任务感到担心或有任何不确定性。
在大多数工作场所，这种公开对话可以通过多种方式来促进团体和一对一的会议。此外，确保员工了解一天中您通常可以进行快速聊天或回答问题的时间也是有益的。
8. 监控进度
委派任务不是一个单一的行动，而是一个持续的过程。 你永远不应该简单地委派一项任务（尤其是一项大型、复杂的任务），然后就忘记它–或指定完成该任务的员工–直到截止日期。
检查并监控您分配给他人的工作进度至关重要。 项目管理软件程序喜欢的部分原因是点击按钮如此受欢迎的是您可以通过多种方式查看项目进度和任务状态。 由于它们带来的清晰度，您无需用源源不断的信息流来压垮您的员工。
监控进度很多更轻松如果您正在维护公开对话与员工一起，这意味着他们更有可能向您提出任何重要的更新或遇到的问题。
9. 审查您的授权决定
回顾你所做的决定对于每个角色来说都是关键–无论您是否委托。 这是确保您重复进行顺利的事情并避免错误的唯一方法。Scrum 大师 可能希望在每个冲刺结束时执行此操作，而从事长期项目的经理可能会不太频繁地举行审查会议。
审查您委派的任务可能涉及审查输出，以及您在分配这些任务时的决策。 您是否为这项任务选择了合适的人选？ 您的解释足够清楚吗？ 这些是你应该问的问题。
10.庆祝成功
庆祝渐进的成功是确保在您当前正在进行的项目之外继续取得成功的关键部分。 最好记下哪些进展顺利，并突出显示团队成员在您委派的任务中表现出色的情况。
为什么人们难以授权？
一些管理者难以授权的核心原因是放弃了对他们最终仍要负责的任务的控制。
当你委托时，你就移交了执行责任给员工的任务。 但是，由于您是经理，您仍然会被保留负责任的其成功或失败。 这意味着委派并不总是一种舒适的体验。
人们难以授权的另一个原因是缺乏团队信任。 有些人非常认真地对待“如果你想把工作做好，就自己做”这句话，并且根本不相信别人会按照他们希望的方式完成工作。 其他经理可能认为他们没有能力准确地阐明需要做什么。
除此之外，一些经理经常难以授权，因为他们根本不知道如何。 在某些行业中，管理角色变得如此复杂，以至于其任职者很难决定他们的哪些角色可以被适当地委派。 正如我们所讨论的，普通经理工作的许多方面不能被授权，这可能会让管理者相信没有任何他们的管道中的任务可以被委派。
管理者努力授权的最后一个（有点讽刺的）原因是感觉时间不够。 我们知道您在想什么–委派任务可以节省时间。 你没有错，但有些经理觉得他们没有足够的时间来创建允许他们首先委派的流程，这根本阻止了他们这样做。
