2024 年 8 项基本项目管理技能

项目管理 不包含一组特定的技能。 许多不同的技能可以提高项目经理的绩效。

虽然有无数的技能和特质可以用于项目管理，但有些技能和特质比其他技能和特质更有价值。 以下是八项最重要的项目管理技能：

1. 时间管理
2. 沟通
3. 幽默
4. 耐心
5. 毅力
6. 领导
7. 行业知识
8. 组织

时间管理

很少有项目没有至少一个模糊的截止日期。 所有值得完成的事情都需要及时完成，落后截止日期太远可能会扼杀项目的动力。

46% 的团队领导声称按时完成任务是他们的第二大问题，并且 - 可能是由于这个原因 -时间追踪是第二受欢迎的项目管理软件的特点。 尽管如此，虽然时间跟踪非常有用，但在头脑中规划出项目的最后期限和时间表的能力也不能被低估。

任何规模合理的项目都将分块完成，因此对这些块进行排序、估计其所需的时间资源以及让您自己和您的团队按时完成设定的最后期限的能力是核心优秀领导者所具备的软技能。

Home Grounds 的创始人兼首席执行官、经验丰富的项目经理 Alex Mastin 给出了这样的建议：“每个项目都有一个截止日期，项目中的每个任务也都有一个截止日期。项目经理需要具有出色的时间管理能力，以保持项目顺利、按时进行。 通常由项目经理制定时间表，并确保整个团队在整个过程中努力按时完成任务。”

“对于团队来说，休息时间和工作时间一样重要，因此在做出任何时间管理决策之前了解您的团队如何运作非常重要。”

如何改善你的时间管理

学习这项技能很容易，可以在空闲时间完成。 即使是最日常的任务，如烹饪或阅读书籍的章节，也可以通过时间管理的视角来看待，并且在这些情况下练习遵守特定的时间框架将提高您的项目管理需求的技能。

在管理项目的背景下，实施类似的方法在看板或 Scrum 中将帮助您提高时间效率。

沟通

任何规模较大的项目都将由团队来处理，任何团队都需要成员和领导者之间顺畅的沟通才能发挥最佳绩效。 据报道，沟通不畅会导致项目失败30%的时间，而人脉广泛的团队会看到生产率提高约 25%。

即使对于最善于交际、最有风度的人来说，沟通也是一件棘手的事情。 无论您如何措辞，您永远无法 100% 确定与您交谈的人是否真正理解您想要传达的内容。

以下是 Novorésumé 联合创始人兼 CCO 项目经理 Andrei Kurtuy 所要传达的信息：“为了保持项目成功运行，利益相关者和客户必须保持持续有效的沟通，新的变化必须传达给团队成员，以避免‘意外’”袭击。

“作为项目经理，您能做的最重要的事情就是确保您和团队成员之间的沟通渠道始终畅通，这样任何人都可以毫不犹豫地接近你。

“项目失败常常是由于沟通不畅造成的。 因此，您需要确保每个人都能获得做出决策和推进项目所需的信息。 项目状态报告是让每个人都了解项目新进展并让每个人保持一致的好方法。”

如何改善你的沟通

尽管掌握沟通技巧很难，但项目协调，仍然有一些简单的方法可以解决工作中的沟通失败，而且不需要您自己提高语言技能。

首先，确保有一致的会议，例如事前剖析、复古和站立。 虽然会议可能会让人感觉打乱了一天的节奏，但它们是团队沟通问题或障碍并获得有关如何解决这些问题的反馈的好方法。

其次，考虑实施像 MOCHA 这样的组织框架，因为这将明确需要就不同的任务和职责联系哪些团队成员。

确保流程具有最佳沟通的最佳方法之一是使用项目管理软件附带的各种工具。 这些包括：

• 跟踪更新：对较大项目或较小任务的任何更改都将广播给所有受影响的各方，确保每个人都知道可能影响其个人工作流程的任何更改
• 项目历史：对迄今为止取得的所有进展进行更广泛的总结，包括谁做了什么以及何时上交
• 定期报告：每天或每周发布的报告，其中包括项目进度的详细信息，突出显示任何落后于计划的任务
• 仪表板：查看实时更新的位置，例如项目的整体轨迹，或未来可能出现的通信错误

幽默

在这几项技能中，幽默可能是最难培养的。事实上，有人说这是遗传因素，因此处理它可能会很棘手。 然而，拥有幽默感并不仅仅是能够讲一些令人拍打膝盖的俏皮话。 幽默感也可以是你保持心情轻松、精神振奋的能力，尤其是当事情没有按计划进行时。

91%的美国高管认为幽默感对于他们的职业发展和整个行业至关重要，84% 的人表示他们相信有趣的人是更有效率的员工。 幽默是一种巨大的缓解压力的方法，因此经理以笑话或笑声的形式保证确实可以减轻压力。

当然，这并不总是开玩笑的好时机。 如果有人犯了错误，温和的安慰可能比讽刺的俏皮话更合适，无论讽刺的善意如何。 无论哪种方式，保持轻松友好的态度对于团队的沟通以及整个项目都将非常有益。

用幽默来提高团队士气

表现出你的幽默感可以带来双重好处。 它不仅让你，项目经理和团队领导者，成为一个更平易近人的人（这将确保你的团队对你诚实）——而且还能让你周围的人早上起床。

至关重要的是，它向与你一起工作的人发出信号，表明你喜欢与他们在同一个空间。 如果您在快节奏的环境中工作，您必须确保一天/一周内有一些时间可以享受一点乐趣。

一个很好的例子就是以“站会”开始你的一天/一周——一次非正式会议，旨在促进每个团队成员周末的随意闲聊，并以积极的态度开始新的一周。 当然，此类会议不应以牺牲真正必要的工作相关更新为代价，但它们对于培养团队凝聚力非常重要。

耐心

不幸的是，任何长期开展的项目都会有高潮和低谷。 当涉及截止日期、重要客户和反复出现的问题时，你很容易被情绪控制。

然而，保持冷静的头脑和平稳的情绪对于确保一个问题不会导致整个项目陷入困境至关重要。 事实上，这可能只是最关键的能力，因为90% 的最佳表现者 被发现善于在危机时刻管理自己的情绪。

然而，正如它是最重要的技能之一，它也是最难培养的技能之一。 很容易让一个小错误让你相信整个项目都出了问题，让你陷入瘫痪状态。 但是这里有解决这个问题的方法。

如何提高你的耐心

与此列表中的大多数其他技能一样，提高耐心不仅对项目管理有帮助，而且对一般生活也有帮助。 提醒自己，某件事并不是世界末日，花 10 秒钟的时间来回应某件事而不是随波逐流，甚至参加定期的冥想或正念课程都可以极大地帮助您提高耐心并控制您的反应冲动。

毅力

在开始任何计划之前（不仅仅是在项目管理意义上，而且在更广泛的生活意义上）需要了解的是：无数的事情都可能出错。 拥有恢复和应对问题的毅力和精神力量是关键。 众所周知，新年决心并没有真正发挥作用，90%的人并表示他们希望在创作后 3 个月内放弃这些愿望。

当一个新的项目或目标落入我们的生活时，接下来的几天是非常令人兴奋的。 除非这是我们已经知道我们会害怕的事情，否则我们通常会竭尽全力去做我们能做的一切。 然而，随着时间的推移，人们可能会失去一些腹部的火。 也许他们会分心，也许他们会因不幸或错误而感到沮丧，或者也许他们只是感到无聊。 无论如何，随着时间的流逝，热情很容易就会减弱。

能够了解任何给定项目的前景并尽管遇到任何挫折或问题仍坚持下去是至关重要的一个。 通过亲自展示来鼓励团队中的这种品质，可能意味着在截止日期后几周内完成的半心半意的项目与你的组织能力的光辉典范之间的区别。

如何提高你的毅力

一种确保您和你的团队有能力坚持下去遇到挫折时要计划好项目期间可能出现的问题，并制定处理此类问题的路线图。

这通常称为“事前剖析”。 制定好行动计划后，您就不太可能陷入遇到的问题，而更有可能立即关注如何克服这些问题。 这将为您的目标扫清道路，并明确您将如何实现目标，无论事情是否顺利进行。

另一个要问自己的问题是你如何对自己负责。 找到让自己对内和对外负责的方法，会激励你在困难时期坚持下去，特别是当其他人依赖你来实现目标时。

领导

领导力是一种相当模糊的品质。 在某种程度上，它是将所有先前的技能混合在一起，并在上面添加了一些额外的东西。领导者就像合唱团的指挥者。虽然每个音乐家都有自己的技能，但编曲家会根据作曲家的意图分配乐器和声音。 

如果你正在管理一个团队，良好的领导力可以成为快乐、健康的工作流程和注定失败的崩溃、脱节的项目之间的界限。 实际上，十分之八的员工辞职如果他们没有得到他们认为应得的赞赏的领导。

但欣赏辛勤工作只是领导力的一部分，也是所有领导力都朝着同一个目标（激励）努力的一部分。 用法国作家安东尼·德·圣埃克苏佩里的话来说，“如果你想建造一艘船，不要鼓动人们去收集木材、分工和发号施令。 相反，要教会他们向往广阔无际的大海。”

Fig Loans 联合创始人兼首席技术官 John Li 告诉我们：“在项目管理方面，我了解到了解团队成员的个人“原因”与项目的总体目的一样重要。 由于并非每个团队成员都会相信该项目，因此根据个人价值观找到一种激励他们的方法可以帮助他们参与到更强有力的协作中。 即使某人没有亲自投资，通常也有一些方法可以发现他们与项目某些方面相关的价值观。”

如何提高你的领导能力

此列表中的所有技能都将有数十个研讨会和课程，您可以报名参加以提高自己，但领导力可能是最容易提高的技能之一。 您所要做的就是对您的团队持开放态度，并接受他们的反馈和感受。 无论您多么确定自己是一位高效的领导者，实际上您都是最不应该衡量自己的领导技能的人。 同样，如果您的团队真诚地对您的领导技能感到满意，那么您不应该（过多）担心需要改进。

行业知识

这是基本的，显而易见的，但它是必不可少。 对您的业务、行业和团队的深入了解对于有效管理项目至关重要。 如果您的项目是设计企业品牌，但您对图形设计、色彩理论或反馈收集流程一无所知，那么您的整个流程将会受到阻碍。

“你应该首先花时间了解当前的工作文化然后开始做出新的改变。” PeopleFinderFree 联合创始人、熟练的项目经理 Eden Cheng 解释道。 “许多项目经理倾向于根据自己的经验引入一些新的、不同的东西，但你必须记住要巧妙地做到这一点。

“毕竟，在没有完全了解团队的优势、约束、局限性、团队活力和工作文化的情况下，你不能直接介入并开始对团队进行改变。 你必须能够以一种可以以正确的态度吸收的方式进行改变”。

如何提高你的行业知识

这项技能的好处（或坏处）是，没有作弊或黑客手段可以快速获得它。 你也不可能与生俱来。 当你在一个行业工作一段时间后，它就会自然而然地出现。 A报告《培训行业季刊》估计，新员工在受聘后需要一到两年的时间才能充分发挥生产力。

如果你把它与马尔科姆·格拉德威尔著名的估计结合起来大约需要10,000小时要掌握任何给定的任务，很明显，积累和保留行业知识绝非易事。 这只是需要随着时间的推移而努力的事情。

组织

组织是最成功的项目经理所拥有的一项关键技能。 您可以随心所欲地积极主动、善于沟通和耐心，但如果您在跟踪和监控项目时没有采用基本的组织水平，那么您将无法展示您的结果，你会做出可避免的错误这会花费你的时间和金钱。

组织您的项目将涉及举办大型规划会议，调整您的报告格式和结构，并确保您的数据安全存储并且可供需要的人访问。 它将涉及每个人都有一个明确的角色，以及要满足的预设目标/要执行的职责，以及您可以使用的机制（例如站会）来联系基础并让每个人都负责。

组织不仅对你的团队很重要，对项目外部的人如何看待你的项目也很重要——最重要的是，您的项目的利益相关者。 混乱会让您更难向客户或项目投资人传达项目的进展情况，并可能让他们感到沮丧。

如何改进你的组织

组织项目流程、文档和数据的最简单、最有效的方法是使用项目管理软件。 2024年，最好的项目管理软件工具允许您存储和编辑文档并跟踪特定任务的预算，同时提供所需的监督级别，以确保您的项目按计划进行。

此外，项目管理工具如星期一网提供不同项目“视图”的集合，您可以使用它们以不同的方式跟踪项目的进度。 这意味着您可以选择有助于组织的布局 - 无论是看板视图、列表视图还是简单的日历视图。 无论您选择什么，它都将确保您获得团队所需的组织提升。

除了购买项目管理软件之外，一些团队还实施组织框架，以使他们的团队结构对于项目来说真正清晰。 组织框架如摩卡 到 2024 年，企业的使用将比以往任何时候都更加频繁。在 MOCHA（代表经理、所有者、顾问、帮助者和审批者）中，每个人都有一个明确的角色，这使得报告更容易，错误也更少发生。 简单但有效。