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无论您是领导一个建设项目还是开发一个新的软件功能，项目管理都可以是一次非常有益的体验。 通常，这也是一项具有挑战性的工作。 在我们目前面临的严峻经济环境下，向项目投入资源会带来更高的风险，因此正确交付比以往任何时候都更加重要。
没有大量的时间来投资开发项目管理技能？ 别担心，我们已经运行了相当多的项目，所以我们已经通过惨痛的教训了解到什么有效，什么无效。 从设定可衡量、可实现的目标到委派明确的角色，本文涵盖了 15 个快速有效的项目管理技巧，可帮助您轻松启动下一个项目。
继续阅读，了解有关方法论、有效时间管理以及如何管理的更多信息克服常见的项目管理问题，或使用下面的链接跳至特定部分。 这是 Tech.co 的顶级项目管理技巧：
- 选择你的方法论
- 进行事前剖析
- 建立 SMART 目标
- 设定里程碑。
- 不要忽略细节
- 严格管理你的时间
- 相信你的团队成员
- 代表，代表，代表
- 写下一切
- 让您的工作量井井有条
- 沟通比你想象的更多
- 测试您的可交付成果
- 向其他项目经理学习
- 在管理时表现出同理心
- 庆祝您的成功
项目管理技巧 1-4 应在项目开始之前实施，而其余技巧则与项目的所有阶段相关。
项目管理技巧
1. 首先选择你的方法
如果您从头开始一个项目，那么值得熟悉一下项目管理方法论在做其他事情之前。 遵循经过尝试和测试的方法可以帮助您简单有效地构建和组织工作负载，而选择错误的方法可能会阻碍项目的进展。 此外，由于大多数最常用的方法都非常通用，因此它们几乎可以应用于任何追求，无论其规模、复杂性或焦点如何。 这意味着熟悉某一特定的事物也会对你将来有所帮助。
项目管理方法非常通用，几乎可以应用于任何追求，无论其规模、复杂性或重点如何。
如果您目前不熟悉核心项目管理原则，例如敏捷,瀑布,Scrum和 看板，了解这些成功路线图应该是您的首要任务。
这些方法如此受欢迎，以至于 2024 年大多数项目管理软件工具都提供燃尽图和看板，例如是的。Jira 在我们最近的测试系列中总体得分为 4.1/5，由于其出色的免费计划和实惠的付费计划，Jira 成为我们总体上最有价值的提供商：
2. 进行事前剖析
无论您如何努力避免它们，每个项目都存在风险。 无论是技术、运营还是财务，不幸的事实是，许多因素可能随时破坏项目的发展。 虽然不可能完全消除这些威胁——但65% 的工作场所项目失败– 可以采取风险缓解措施来限制其影响。
一种选择是运行所谓的项目事前分析。 这是一个在潜在危险及其影响出现之前识别它们的过程。 你从想象中的灾难回溯到可能导致灾难的步骤，这样你就可以做好避免这些错误的准备。 然后，您可以确定监控各种潜在转折点并制定减轻每种风险的计划的优先级是低、中还是高。
通过在问题出现之前进行考虑，您可以将令人讨厌的意外情况降到最低限度，并在问题发生时迅速解决。
3. 建立SMART目标
在组建团队并开始分配任务之前，您需要确定目标。 如果您与客户或利益相关者合作，您应该首先考虑他们的需求。 然后，当项目的最终愿景变得清晰时，您可以向后工作并确定需要哪些任务来帮助您实现最终结果。
设定目标时，您需要确保它们是明智的。 SMART 目标是指S具体来说，中号可测量的，A可以达到的，右相关的，并且时间时间限制。 通过在设定目标时遵循这些指标，您实现目标所需采取的步骤将变得更加清晰。 这不仅可以增加项目成功的机会，而且也是明确预期预期的有效方法。
4.设定里程碑
一旦设定了目标，里程碑就应该是议程上的下一个目标。 里程碑是指沿途的关键点项目的生命周期将一个短语与下一个短语分开。 他们将更广泛的目标分解为更小、更易于管理的成就，并帮助向项目经理 (PM)、客户和员工通报项目的进展情况。
通过建立明确的里程碑，管理人员可以轻松评估项目是否步入正轨，以及在目标设定阶段确定的关键可交付成果是否能够得到满足。 有了这些信息，他们就可以在必要时对项目的生命周期进行调整。
项目里程碑的性质会因具体情况而异，但常见的例子包括项目批准、关键阶段的开始和结束日期、客户和利益相关者的批准以及重要的内部或外部会议。
项目管理工具团队合作– 在我们上一轮测试中获得了令人印象深刻的 4.6/5，排在 monday.com 之后位居第二 – 具有里程碑功能，因此您可以标记项目中最重要的点。 Teamwork 将其里程碑描述为具有额外功能的“增强”任务 - 例如，您可以将一个里程碑与一组必须在特定截止日期前完成的任务相关联。
5. 不要忽略细节
无可否认，细致的项目协调 是项目管理中最关键的要素之一，但它需要时间，而且很容易被忽视。 不。 将您的愿景具体化为一个可靠、详细的计划将使您更容易实现里程碑，避免范围蔓延，并最终产生尽可能最高质量的项目。 详细的计划还可用于指导客户和员工完成项目的关键阶段。
在制定行动计划时，这不应该是一个仓促的过程。 在规划阶段偷工减料只会在以后困扰您——这也许是需要记住的最重要的项目管理技巧。
幸运的是，像 ClickUp 这样的项目管理工具——它是我们在任务管理 (4.7/5) 和协作 (4.7/5) 以及功能性 (4.6/5) 方面评价最高的提供商——恰好拥有确保您不会错过任何一个节拍，无论是在计划阶段还是之后。
ClickUp 的列表视图。 图片：Tech.co 的测试流程
6. 严格管理你的时间
每个项目都有一个时间表。 可以理解的是，如果您是项目管理新手，那么争分夺秒地工作可能会给您带来压力。 然而，通过有效的时间管理策略，即使是最缺乏经验的经理也可以在不牺牲工作质量的情况下按时完成所有任务。
关键是要无情地确定你的日常活动的优先顺序并质疑你的日常活动。你真的需要参加那个会议吗？ 您现在关注的任务是您可以做的最重要的事情吗？
除了制定和遵循结构化且详细的计划之外，将工作量分解为更小、更易于管理的任务是保持项目按计划进行的好方法。 解构较大的可交付成果可以让您更轻松地专注于重要的关键步骤，并防止您不知所措—在头脑清醒是关键的角色中，这是真正的资产。
如果您有预算，软件也可以提供帮助。 正确的软件将使项目经理能够自动化关键流程并更有效地跟踪他们的时间。 monday.com 是一个流行且强大的选项，实际上免费供个人使用。 这可能是提高生产力、同时最大限度地减少项目延迟的宝贵方法。
有关时间跟踪的更多项目管理技巧，请查看我们的项目管理技能指南。
7. 信任你的团队成员
交付项目时，您的团队是您最大的资产。 而且，就像在管弦乐队中一样，当每个人正确履行自己的角色时，整个团队就能实现更广泛的和谐。 因此，为了充分发挥员工的潜力，您需要相信他们有能力为项目的成功做出贡献。 通过这样做，可以更快地做出决策，并且可以将更多责任分配给个人。
虽然团队之间的信任有助于推动项目向前发展，但它不可能在一夜之间建立起来。 相反，信任是在工作关系的整个过程中建立的。 如果您已经与您的团队合作了一段时间，那么实现这一目标应该不难。 如果没有，您可以通过成功的角色委派来获得对团队能力的信心，正如我们接下来探讨的那样。
如果您确实不能信任您的团队或团队中的某个成员能够完成他们所需的工作，则应将其作为紧急问题解决，否则将阻碍整个项目的成功。
8. 代表！
“陷入困境”是一回事，让自己承担过多的责任又是另一回事。 任何项目经理都不应该知道所有的答案。 因此，在项目的开始阶段，分配明确定义的角色应该是您议程中的首要任务。
如果工作没有以最佳方式分配，团队成员最终也可能会承担不公平的工作量。 这会让他们失去动力并阻碍进步，因为他们很难在给定的时间内完成任务。 最终，这将浪费您公司的宝贵时间和资源并中断项目的开发。 更重要的是，防止您的员工展示他们的最佳软技能 也可能削弱信任水平。 为了阻止这种情况发生，项目负责人有责任有效地委派角色和任务并且公平。
虽然没有万无一失的方法可以做到这一点，但我们建议您明确项目的期望，并尽可能让工作人员参与授权过程。
9.写下一切
管理一个项目常常感觉就像旋转的盘子。 当您同时处理多个任务时，很容易丢失重要的细节。 为了避免这种情况发生，你不应该仅仅依靠你的记忆。
您应该始终对正在完成的工作创建一致的记录。 从会议安排到客户反馈，记笔记将帮助您更清晰地了解项目的发展情况，如果任务没有按计划进行，它还可以帮助您从之前的错误中吸取教训。 过于轻视这个项目管理技巧可能会导致严重的混乱。
当然，您不必手动执行此操作。 以数字方式记录讨论或输入笔记是保留重要细节的非常有效的方法。 如果您太忙而无法自己承担这项任务，则将抄写员职责分配给您的一名团队成员也是一个有用的策略。
10. 让你的工作量井井有条
组织能力与成为一名成功的项目经理密切相关。 如果没有实施严密的组织结构，团队的工作可能会受到阻碍，在极端情况下，项目的交付可能会失败。 这是任何项目负责人都不愿意看到的命运。 因此，为了确保项目成功，您需要尽一切努力使工作量尽可能有条理。
幸运的是，我们需要依赖手动方法的日子已经一去不复返了。 项目经理现在可以依靠一系列有用的软件来组织他们的任务、管理他们的绩效并保持他们的工作流程正常进行。 例如，项目管理工具体式和周一即使您正在远程处理项目，也可以帮助您的团队保持井井有条和联系。
您可以看到如何软件巨头在这里进行比较，或查看我们对 Monday.com 的评论有关提供商的更多信息。
monday.com 中的主表视图。 图片：Tech.co 的测试过程。
11.沟通比你想象的要多
即使是最小的项目也包含多个移动组件。 为了确保混乱不会破坏您的开发，清晰的沟通需要成为项目的基石。 作为项目经理，您可能会定期掌握所有移动部分，但这并不意味着其他人都会如此，因此您可能需要比您自然想象的更频繁地沟通更新。
通过在团队成员、客户和利益相关者之间保持清晰的沟通渠道，您可以确保每个人都围绕同一愿景团结起来。 这不仅使共同目标变得清晰，而且还帮助员工了解对他们的期望。
如果您在现场工作，建议您非正式地跟进工作人员，并在可能的情况下安排补习会议，以便他们可以为您提供反馈。 或者，如果您是管理完全远程或混合员工、通讯软件、像变焦，可用于让您的团队保持联系。
为了确保混乱不会破坏您的开发，清晰的沟通需要成为项目的基石。
12.测试你的可交付成果
为了确保您的项目达到预期目标，在进行过程中测试您的可交付成果非常重要。 在项目管理中，可交付成果可以指任何产出，无论是有形的还是无形的。 例如，工程交付成果可以包括设计图纸和产品原型，以及向客户和最终产品的演示。 软件可交付成果可以是作为整体构建的一部分创建的某些功能。
通过一路测试这些，您可以检查您的产品或服务是否按预期运行（或将要运行）。 这将帮助您监控项目的结果并保存进度文档。 更重要的是，如果您的可交付成果始终如一地得到满足，这将使您的利益相关者充满信心。
13.向其他项目经理学习
指挥系统的最高层可能会让人感到有点畏惧。 但重要的是要记住，您永远不会独自经历这个过程。 无论您的项目有多复杂，或者您所在的行业有多复杂，都会有无数其他项目经理能够与您的经历产生共鸣——有些人会成功地走上这条道路，而有些人无疑将被迫向他们学习他们的错误。
通过与这些项目负责人联系，您将能够获得有关项目运作所需的技术和流程的宝贵见解。 然后，通过遵循他们的项目管理技巧并避开他们的陷阱，您可以为您的项目提供最大的成功机会。
如果您无法在自己的企业、社交媒体、社交活动和活动中找到其他项目经理在线论坛可以帮助。
14. 在管理时表现出同理心
如果您希望您的团队有动力朝着共同的目标努力，并为您的项目投入时间和精力，那么您必须投入时间来了解他们作为团队和个人的情况。 其中一部分将定期与员工核实，了解他们负责的项目部分的进展情况，并听取反馈。
对团队成员面临的问题真正感兴趣，并确保他们拥有尽其所能工作所需的一切，将有助于创建一个相互支持的环境，在这种环境中，人们在遇到困难时非常愿意帮助同事。事情变得艰难。
15.庆祝你的成功
对于每个参与项目的人来说，项目都是艰苦的工作。 虽然项目的完成本身就令人非常满意，但庆祝团队在此过程中取得的集体成功也很重要。
通过奖励辛勤工作并对外分享您的成功，它可以激励您的团队并提高公司的声誉。 从日程安排中抽出时间来放松和社交也是让员工建立联系和鼓舞士气的好方法— 可以带来的好处通常会转化为未来的项目胜利。
此外，虽然庆祝共同的成功很重要，但挑选出超越的员工是认可成就和提升团队成员的绝佳方式。 这些奖励的性质可能有所不同，但常见的例子包括团队午餐、员工奖金或表扬。
常见的项目管理问题以及如何克服它们
我们在讨论上面的项目管理技巧时提到了几个项目管理问题 - 因此我们认为最好在本节中更仔细地研究它们。 毕竟，您对项目经理面临的常见问题了解得越多，您就越有可能在自己的项目中发现这些问题。
范围蔓延
简而言之，范围蔓延是项目需求不受控制且不可持续的增长。 有时，范围蔓延会使项目变得难以管理且财务枯竭，如果不对资源、进度、预算和截止日期进行重大更改，项目就无法交付。
一些极其著名的项目——包括悉尼歌剧院的建设——已经成为范围蔓延的受害者。 幸运的是，这个项目最终完成了——但不要低估范围蔓延导致项目终止的能力。
沟通中断
沟通就是一切——与你一起参与项目的人越多，就越难确保每个人都达成共识。 如果项目经理没有准确传达他们的期望和项目的目标是什么，则可能会缺乏方向。 参与其中的人不会觉得他们有共同的目标，这对项目来说是有好处的。
更重要的是，缺乏有效和热情的沟通者的团队不会像协作团队不断讨论彼此的动作那样发现那么多问题或利用那么多机会。
然而，期望凭空出现良好的沟通会让人感到孤立和沮丧。 您必须采取重要措施，确保团队中的每个人都知道该联系谁来处理什么事情。 经理职责的核心应该是检查员工并确保他们了解项目的进展情况以及仍需要完成的工作。
良好的沟通还涉及尊重并确保每个人的声音都能被听到——如果您是项目经理，则由您来定调。 到 2024 年，远程和混合工作场所将变得司空见惯，而且相当多的人的同事住在世界的另一边，因此通过数字渠道保持良好的沟通至关重要。
Wrike 等项目管理工具（根据我们最新一轮的用户测试得分为 4.4/5）具有内置的协作工具，例如任务评论和项目留言板，以确保每个人无论在哪里工作都处于同一页面上。
对 Wrike 中的任务进行评论。 图片：Tech.co 的测试流程
对挫折的反应不佳
几乎所有项目经理都曾有过这样的轶事：他们管理的项目似乎处于崩溃的边缘。 挫折可能会突然出现，需要立即采取行动减轻其影响。
面对挫折时草率、考虑不周的决策可能比最初的挫折本身更严重地破坏项目。 未能与您的团队沟通您面临的挑战，或者没有以足够的诚意处理他们提出的问题，也会导致关系紧张。 面对困难时，诚实永远是更好的策略。
如果您保持冷静，您的团队也会保持冷静 - 如果您表明您正在正面解决所面临的问题，他们就会与您一起努力。 然而，如果以正确的方式和正确的态度进行处理，它可能会成为一种形成性的经历，当你在未来的项目中遇到下一次挫折时，你可以借鉴它。
解决项目管理问题
不要担心 - 本文中讨论的项目管理技巧将有助于缓解上述许多问题，您在交付项目时很可能会遇到这些问题。
例如，执行事前分析和设定 SMART 目标可以显着减少项目期间遇到范围蔓延的机会。 如果在项目开始之前明确定义目标和潜在问题并制定应急计划，那么项目开始后您就更有可能保持在正轨上。
另一方面，深思熟虑、一致的授权和信任你的团队将帮助你有效地应对挫折。 知道你可以依靠周围的人，这将帮助你快速、自信地做出反应——无论出现什么问题。
当然，项目管理软件凭借其内置的通信工具、通用仪表板和预算工具，可以提供帮助您避免常见项目管理问题的组织方式。 例如，Asana 的数据显示工具将提供宝贵的见解，您可以用它来指导您的决策：
Asana 中的数据仪表板。 图片：Tech.co 的测试过程。
项目管理软件的好处
如果现在还不清楚的话技术可以成为希望跻身其领域顶峰的项目经理值得信赖的盟友。 当与上面讨论的项目管理技巧一起使用时，项目管理软件能够以多种方式简化项目的交付。
更快的项目推出
该软件可以让您受益的一个主要方式是加快项目的推出。 通常，您的利益相关者希望尽快看到结果。 幸运的是，项目管理软件使管理人员能够实时查看项目状态、与团队成员即时沟通并及时消除风险，从而保持流程的顺利进行。
简化的任务管理
项目管理软件也可用于简化任务管理。 通过让专业人员能够在单一平台上管理大量动态任务，整个项目可以以更简单的方式处理。 这不仅可以使工作流程保持在正轨上，还可以减少不必要的文书工作。
更高的时间效率
各种软件，例如星期一网,ClickUp 和体式可以帮助项目经理更有效地利用他们的时间。 这些工具通过向用户提供工作日的时间表来告知用户他们在项目的不同部分花费了多少时间。 这可以帮助员工通过尽量减少猜测来更有效地管理时间。
甘特图是一种很好的方法，可以准确地了解项目的不同任务或方面可能需要多少时间，以及在完成项目时它们将如何相互重叠。 下面是 ClickUp 的一些介绍：
ClickUp 的甘特图。 图片：Tech.co 的测试流程：
自动利益相关者反馈
最后，在沟通至关重要的职业中，项目管理软件还可以通过自动让利益相关者了解情况而使项目经理受益。 具体来说，某些反馈工具允许管理者向利益相关者通报其项目的进展情况，而无需手动输入。 由于让利益相关者了解情况是维持良好关系的最简单方法之一，因此该软件对于产品经理来说是一个非常有用的工具。
如果您希望利用项目管理软件，但不确定从哪里开始，请不要担心。我们最近对顶级项目管理提供商可以帮助您确定哪种解决方案最适合您的业务。 您可以在下表中查看我们的首选产品的快照。
经常问的问题
通常称为项目管理 5C 的五个概念是：复杂性、关键性、合规性、同情心和文化。 确保这些概念成为您项目的核心是确保您成功的一种方法。
甘特图通常包含诸如任务名称、完成任务需要多长时间、任务状态以及任务对项目的重要性等信息。 还包括项目中每个任务的开始和结束日期。
是的——尤其是当您的团队成员远程工作或位于不同国家/地区时。 项目管理工具旨在使项目管理更加轻松，并具有使项目超高效所需的所有必要功能。 像 monday.com 和 ClickUp 这样的程序比普通的电子表格或便签墙有了很大的进步，而且更有用。
项目管理的三个P是人员、流程和产品。 您可以将任何项目的几乎所有元素分为这三个类别之一。 您可以使用这些类别来确定您可以在项目中进行改进的领域。
