项目管理生命周期的 5 个阶段

什么是项目管理？

项目管理是领导、指导和最终管理团队完成一系列任务的过程，这些任务最终实现预先定义的目标——换句话说，就是一个项目。

项目管理涉及利用相关技能、知识和组织策略，以有利于在特定时间范围内取得成功。 有不同的方法论，例如摩卡，它可以用作一个框架，使项目管理更容易，整个流程更高效。

项目管理生命周期

了解项目管理生命周期并实施完整的项目管理系统将减少失败的可能性。 一项经常被引用的统计数据表明70% 的 IT 项目失败某处。 然而，使用项目管理流程的类似项目也有其自身的优点故障率降低至20%左右。 项目管理的典型生命周期包括：

1. 引发– 定义目的、目标和利益相关者
2. 规划 – 识别所有较小的步骤
3. 执行 – 项目本身的交付
4. 检查和监控 – 在执行过程中保持监督
5. 审查– 反思经验并收集反馈

1. 启动

项目管理生命周期的第一阶段是启动。 除非您确切地知道要实现的最终目标，否则任何计划都无法开始。 事实上，在一个项目管理协会的报告,29%的组织表示，他们的项目由于目标或愿景不足而失败。 在同一份报告中，39%的组织表示，优先事项的转变是失败的原因 — — 原本可以而且应该在规划阶段就解决的优先事项。

这是整个过程中最简单、最短的阶段，但绝不是最不重要的阶段。 设定你的目标至关重要，如果把它留到以后再做，或者目标含糊不清，可能会给你的整个项目判死刑。

使用我们的房子比喻，这是你想象房子的形状、颜色、窗户、大小等的阶段。一些细节肯定会在稍后确定，比如预算和位置，但现在是更广泛的范围的时候了，不是蓝图。 在此阶段，您可能想要：

• 创建项目提案
• 确定要避免的工作范围范围蔓延
• 识别/招募团队成员并查明利益相关者
• 定义项目的核心目标并创建项目章程
• 确定完成项目所需的资源

2. 规划

如果说概念化是森林，那么规划就是树木。 一旦你完全了解了大局，你就需要整理出一些较小的步骤，以帮助你到达终点线。

根据您的项目和方法，这可能很容易布置，也可能本身就是一个完整的任务。 例如，如果您想使用项目管理来写一本书，您只需列出需要编写的章节，并估计编写它所需的时间。

然而，当谈到我们的房子时，规划阶段就变得复杂得多。 现在是我们制定蓝图的时候了。 在采取任何具体步骤之前，我们需要将各个步骤拼凑起来并制定具体计划。 我们需要知道要购买哪些材料、我们需要的确切分区许可证、房子的确切蓝图布局——任何有助于我们制定坚定指导方针的事情。 在这个阶段，许多项目经理使用PERT 或甘特图可视化他们的项目步骤。

该计划将有助于设定项目时间表、成本和必要人力的预期。 这意味着，在项目进展过程中的任何时候，都可以检查和比较这些数字，以了解项目的进展情况。 这一点尤其重要，因为预算几乎总是项目的一个问题——仅43% 的组织声称在其预算范围内完成项目。

3、执行

开演时间！ 这是项目开始的阶段。 无论您的企业正在处理什么项目，这都是您真正开始工作的时候。 这可能是最长的一步，因为它包含了您将要做的所有实际工作。

用我们的比喻来说，我们现在正在建造房子。 打地基、铺瓷砖、粉刷房间、安装管道（可能不是这个顺序）——这些都是在这一步完成的。

根据您的方法（将根据您正在处理的项目类型量身定制），项目管理流程本身在此阶段会发生很大变化。 例如，瀑布方法意味着您正在一步一步地做事情，而敏捷方法则意味着您的团队在各种任务之间来回切换。

虽然这一步是最复杂的，但实际上没什么可说的。 由于方法如此广泛，我们无法切实可行地涵盖每个人的这一步骤，因此我们真正可以告诉您的是，这是任何项目的核心内容。

5. 最终确定和审查

弹出气泡！ 我们终于完成了我们的项目。 剩下要做的唯一的事情就是将其以任何形式交给客户，然后回顾体验。

第一部分很简单：向客户展示最终产品。 无论是徽标、建筑物还是机器人，剩下要做的就是引导客户完成最终结果并确认他们对此感到满意。

一旦完成，就该进行一些反思了。 将所花费的时间和金钱与第二阶段制定的原始预测进行比较。 如果您超出了预算或超过了截止日期，请查看第四阶段收集的数据，看看到底哪里出了问题。 收集这些数据对于您的组织的发展至关重要，因为它可以提高您的效率，并确保您的下一个项目运行更顺利。

在我们的房屋示例中，一旦我们引导客户参观并向他们展示了他们的新家，我们就会查看我们的数据。 也许隔热层的安装时间比我们想象的多了两天，或者管道的安装比我们的预算多了几千美元。 意识到这些未来的问题只会让未来的项目更加现实和及时。

为什么项目管理生命周期很重要？

现在您对项目管理生命周期有了更多的了解，让我们准确地探讨为什么它对于管理项目的团队如此重要。

了解项目管理周期很重要，因为它有助于更清晰的规划和组织。 值得注意的是，没有必要多任务处理会使生产力下降 40%。 兼顾多项工作实际上会阻碍所有工作的进展。 这可能就是为什么几乎所有的方法似乎都倾向于一个人完成一项任务，直到它完成，而不是把自己搞得太过薄弱。

熟悉项目管理生命周期的不同阶段意味着您不太可能因项目期间发生的意外事件而措手不及，并且您可以在进入执行之前在规划阶段花费适当的时间。 这些类型的障碍通常会花费金钱——55％的项目经理将预算超支视为失败的原因。 预算一直是企业的制约因素，超出预算可能会导致项目崩溃。

自 COVID-19 大流行以来，出现了对结构化、框架主导的项目管理的需求增加。 在许多人离开办公室并且可能感到没有动力的时候，项目管理方法提供的结构对于让一些组织保持在正轨上提供了巨大的帮助。

尽管许多公司已经采取了远程和混合工作安排，但远程和混合工作安排仍然存在叫他们的员工回到办公室 世界各地。 让团队成员在世界不同的地方工作，可能会在你前面或后面几个小时，这需要更多的结构——重要的细节不能留给即兴的饮水机聊天，在现代世界中，这样的情况是不存在的。发生。

在项目管理生命周期中使用项目管理

虽然项目管理只需便利贴和一支笔就可以完成，但最好通过项目管理软件来处理。 该软件将允许您使用各种有助于加快工作流程的工具和服务来掌控您的项目。 实际上，77% 的高绩效项目使用项目管理软件。

这起始阶段项目的进展并不一定需要项目管理软件，但您最初的讨论可能会包括对您很快需要完成的任务的引用。 然而，如果您为项目的不同点设定广泛的目标，您可能会发现“里程碑许多现代项目管理软件程序中包含的“功能”对此很有帮助。

在此期间规划阶段，您可以使用协作工具，例如在线白板支持头脑风暴会议，这些会议由诸如点击按钮。 您还可以仔细研究项目管理软件工具的模板，就好像有一个特定于您的行业的模板一样，这可能会给您一些关于如何构建项目的灵感或方向。

在此期间执行阶段，另一方面，您可以使用自动化功能通过自动化基本任务（例如行政管理）来减轻团队的一些工作量。54% 的员工每周工作时间超过 5 小时可以轻松自动化的任务（例如数据输入），因此自动化可以为企业节省大量时间。 一些项目管理软件程序，例如星期一网，现在提供人工智能助手，可以帮助完成类似的任务以及更多任务。

当你在监测阶段，您的项目管理软件的报告工具将会派上用场。 他们将让您创建团队进度的简短摘要，您可以用它来向客户报告。 数据可视化工具如图表生成器将帮助您了解您的团队如何处理工作量。 任务管理功能，例如时间跟踪由 Teamwork 等提供的工具也将对此有所帮助。

项目管理软件如智能表提供表单生成器这有利于汇编项目后反馈，这些反馈可以反馈到您的审查阶段。 您还可以使用访客访问此类平台提供的功能使外部利益相关者可以查看项目的不同方面。

就最好的项目管理软件而言，市场上有很多。 根据我们的项目管理软件研究，排名前四的软件是：

• 星期一网– 一个非常易于使用的平台，具有出色的安全选项
• 团队合作– 一个非常有价值的工具，非常适合跟踪预算
• 点击按钮– 出色的协作和任务管理工具
• 弗赖克– 功能丰富的应用程序，非常适合任务管理和协作

总结：项目管理的五个阶段

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